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L’ART DE NEGOCIER

Les conseils pour les voyageurs qui négocie autour de la planète.

TENIR COMPTE DES DIFFERENCES CULTURELLES

Selon les avis des experts, le pire des pièges reste l’ignorance culturelle. Sans prendre véritablement conscience des différences culturelles, l’homme d’affaires s’expose à une mécanique infernale, dans laquelle les malentendus culturels peuvent agir comme de véritables gifles. La plupart des échecs en affaires sont effectivement dus à la méconnaissance de certaines valeurs culturelles propres à chaque pays. Les cadres français, plus que d’autres, sont souvent persuadés que leur comportement et leur manière de vivre ont quelque chose d’universel, violant ainsi en toute bonne foi les usages locaux établis. Savoir se présenter à son interlocuteur, respecter les horaires, ne pas brûler les étapes, clore en douceur une réunion de négociation, dîner ou converser sans commettre d’impairs, sont autant des détails qui peuvent tuer ou faire réussir une négociation d’affaires à l’étranger.

PLUSIEURS COMPETENCES DE BASE

La plupart des négociateurs partent de l’idée que leurs propres intérêts sont opposés à ceux de leurs interlocuteurs. En réalité, il vaut mieux partir du principe que ceux-ci sont seulement différents et finalement complémentaires, ce qui permet de rendre compatibles les intérêts de chacune des parties. Foi de nombreux experts, les plus grands échecs proviennent du manque de maîtrise des processus de communication interculturelle. Face à des interlocuteurs eux-mêmes persuadés qu’il n’y a qu’une seule bonne manière de travailler : la leur, plusieurs règles s’imposent pour marquer des points en affaire et éviter l’incompréhension ou le rejet :

Bien connaître d’abord les spécificités culturelles françaises et les relativiser (car souvent elles reposent sur un manque objectif de savoir-vivre professionnel), afin de pouvoir mieux les contrôler à l’étranger
Eviter toute forme de préjugé vis à vis de ses interlocuteurs, en s’appliquant à être tolérant, humble et sensible à leur bagage culturel
Se renseigner à fond sur les valeurs et les usages de la culture étrangère avant de partir en voyage d’affaires (se référer à des ouvrages spécialisés)
Se forcer, s’obliger à pratiquer à l’identique de ses hôtes les règles de savoir-vivre professionnel en harmonie avec les usages locaux. Le mieux est d’essayer de se mettre dans la peau de ses interlocuteurs et de pratiquer une sorte de mimétisme, en bannissant toute importation de méthodes… à la française
Préparer soigneusement son rendez-vous, l’ordre du jour, les premiers instants, la précision de son intervention, les échanges informels, puis la relance régulière de la relation de retour en France
Ne jamais sous-estimer aucun détail sur place. User de discernement en ne prenant rien au premier degré
Ajuster en permanence ses propositions, déroulement de la relation et arguments aux contraintes imposées et/ou aux habitudes de travail de son hôte
S’attendre en permanence à faire face à des situations imprévues et à des demandes inhabituelles
En premier lieu, séduire et rassurer ses interlocuteurs en misant sur la confiance et la compétence, plutôt que de chercher à les influencer et à accélérer le processus
S’astreindre à observer, écouter puis… ensuite seulement parler de manière précise et concise, en cherchant à se faire bien comprendre de son interlocuteur.
Evoquer sans arrière-pensée les différences de fonctionnement constatées, afin de désamorcer d’éventuelles incompréhensions et/ou conflits latents
Rester en toute occasion loyal, direct, souple, ferme et compétent
Savoir faire preuve de décontraction et de détente le moment venu, sans jamais ne manifester aucune familiarité ni complaisance émotionnelle

L’INTERNATIONAL DANS TOUS SES ETATS

Afin de mieux comprendre les différences culturelles, les usages et les attentes locales, ce cahier pratique s’intéresse à 10 pays ciblés offrant chacun une approche caractéristique dans les habitudes de travail. La diversité de ces pratiques relève d’une logique propre à chaque pays, que celle-ci soit d’Europe de l’Ouest ou de l’Est (pays latin, slave, anglo-saxon, protestant), d’Amérique du Nord (Etats-Unis), d’Amérique du Sud (Brésil), de pays musulmans ou d’Asie (Chine, Japon, Asie du Sud-est). Chaque approche apporte une mine de conseils, dont la connaissance peut ensuite permettre de parfaire notre propre savoir-vivre professionnel en France !

BRESIL

La société brésilienne est à dominante collective, faisant que la qualité de la relation est déterminante. En cas de changement d’interlocuteur, il faut souvent tout reprendre à zéro. Dans ce pays vaste et complexe, il est prudent de s’entourer de 3 types de relais : un avocat, un spécialiste local des études de marché et un “despachante”, c’est à dire d’un gars débrouillard qui connaît toutes les ficelles de l’administration brésilienne et qui peut aider à réduire “le coût brésilien”, ou cocktail salé de taxes en tout genre (droits de douanes, taxes portuaires, ICMS sorte de TVA…).

Principales habitudes de travail :

Les Brésiliens adorent le high-tech et les contacts humains. Ils s’emballent assez vite en affaires pour les produits jugés nouveaux et autres gadgets à la mode.
Impulsifs, ils ne vont pas toujours au bout de leurs idées et peuvent abandonner sans scrupule la distribution d’un produit sous contrat.
Ils aiment prendre le temps de vivre et détestent être sous-estimés.
Optimistes nés, ils font preuve d’opportunisme en toute circonstance.
Avant de parler affaire, il est courant que votre hôte vous amène chez lui, présente sa famille, dévoile l’étendue de sa fortune (il faut alors le complimenter) et vous questionne directement sur votre salaire ou le prix de votre maison, sachant que pour lui l’argent n’est pas tabou.
Les Brésiliens ont le contact facile (tapoter l’épaule, main sur le dos…). Il est nécessaire de rester décontracté, tout en conservant une certaine déférence à l’égard de son hôte et de son pays, dont il est très fier.
Ne jamais faire de réflexion sur l’ancienneté des machines ou la pauvreté dans certains quartiers, au risque de heurter son hôte définitivement.
Les contacts informels comptent beaucoup au Brésil. Il est fortement recommandé de se fier à son partenaire comme source d’information et pour vous mettre en relation avec son propre réseau de connaissances dans la sphère économique et politique.
Soigner sa tenue vestimentaire (costume au bureau, chemisette légère en privé) en restant toujours impeccable, car les Brésiliens sont obsédés par la propreté.
La gestion du temps (arriver en retard, décalage de l’heure de la réunion, déjeuner qui se prolonge…) n’est pas une obsession dans ce pays (sauf à Sao Paulo, la ville du business par excellence).
En début de chaque séance, il est de bon ton de savoir plaisanter sur l’actualité, en misant sur l’humour et l’enthousiasme.
Pour bien mener l’entretien, il est nécessaire de distribuer à chaque participant une synthèse écrite (en anglais ou portugais), puis de miser sur ses talents d’orateur avec une gestuelle bien appuyée.

CHINE & ASIE DU SUD-EST

En affaires, il convient d’être aussi précis que patient afin d’établir progressivement une relation de confiance, en sachant montrer d’abord “patte blanche”, puis en acceptant une période d’observation qui peut durer plusieurs mois, voire une année. Si la prise de décision est souvent lente, l’exécution se fait au contraire rapidement. Il faut toutefois rester vigilant face à trop de manifestation de politesse et/ou face à des reports de délais qui masqueraient une indifférence au projet. En fait, L’un des plus grands défauts des Asiatiques est d’avoir beaucoup de mal à dire “non”.

4 grandes règles s’appliquent à tous les pays d’Asie :

Miser sur ses plus beaux atours :
Les Asiatiques ont tendance à respecter ceux qui affichent leur réussite et qui paraissent prospères. La catégorie de l’hôtel doit relever d’un certain niveau, dans le cas où en fin de journée, les hôtes vous raccompagneraient pour s’en faire une idée. Il est également nécessaire de savoir “renvoyer l’ascenseur”, en dépensant autant d’argent que son interlocuteur a pu en débourser pour vous inviter.
Ne jamais s’énerver et faire de grands gestes :
Quel que soit le degré de difficulté dans la négociation ou l’apparente mauvaise foi de son interlocuteur, l’Occidental qui hausse le ton, même légèrement, est considéré comme un barbare qui ne sait pas garder le
contrôle de lui-même. Il perd alors immédiatement la face et cet impair peut même être considéré comme un véritable crime, cassant la relation.
A l’inverse, il est possible de gagner l’estime de ses interlocuteurs, en sachant garder son flegme et son sang-froid, comme en faisant preuve d’habileté dialectique et de générosité, même apparente.
Cultiver un réseau de relations :
Un interlocuteur à qui l’on a été “chaudement” recommandé prêtera une attention redoublée aux propos tenus. Lors d’un rendez-vous, il ne faut donc pas hésiter à requérir des précisions sur les personnes évoquées
comme pouvant être utiles ou nécessaires, en demandant à son interlocuteur s’il est possible de les joindre en son nom. Il s’agit ensuite d’établir patiemment des relations avec chacun.
Ne jamais prendre un ton supérieur :
Dans tous les cas, le “froggie” doit se mettre dans la peau d’un “demandeur” modeste et patient, en parlant d’égal à égal avec son interlocuteur de même niveau hiérarchique, en s’abstenant de parler de corruption, de mafia, de religion ou d’absence de libertés politiques dans le pays de son hôte.

Autres conseils pour être bien perçu

Suggérer plutôt que d’imposer, en faisant en sorte que le choix vienne de son interlocuteur.
Eviter l’effet de surprise en évoquant brutalement du nouveau ou de l’inattendu, car cette annonce engendrera inévitablement le mutisme de ses interlocuteurs au risque de leur faire perdre la face. Il convient de l’adresser préalablement par écrit.
L’ambiance de la réunion doit rester assez formelle, voire protocolaire, sans l’usage d’aucune anecdote ni tentative d’humour.
Les chiffres avancés doivent pouvoir être justifiés avec précision et sans délais. En affaire, le “pourquoi” des choses est toujours prioritaire devant le “comment” et le “combien”.
Le plus souvent, la démonstration collective effectuée en salle doit être complétée d’une explication en tête à tête, afin de convaincre le leader.

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